Factuureisen 2026: wat moet er verplicht op?

In het kort: een correcte factuur moet in 2026 een aantal verplichte gegevens bevatten, waaronder je BTW-nummer, een uniek factuurnummer, je KVK-nummer, de factuurdatum en het BTW-bedrag per tarief. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de BTW niet aftrekken en riskeer je problemen bij een controle. Je facturen bewaar je bovendien 7 jaar (of 10 jaar bij onroerend goed).

Waarom factuureisen belangrijk zijn

Een factuur is niet zomaar een betaalverzoek. Voor de Belastingdienst is het een fiscaal document. Je klant heeft een correcte factuur nodig om de BTW te kunnen aftrekken, en jij hebt hem nodig om je omzet en BTW te kunnen verantwoorden.

Voldoet een factuur niet aan de eisen, dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek weigeren bij je klant en bij een controle vraagtekens zetten bij je administratie. Het loont dus om je facturen meteen goed op te zetten.

Verplichte gegevens op een factuur

Voor een reguliere factuur (met BTW) moeten de volgende gegevens erop staan:

• Je volledige naam en die van je klant (de juridische naam, niet alleen een handelsnaam).
• Je adres en het adres van je klant.
• Je BTW-identificatienummer (BTW-id).
• Je KVK-nummer.
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer (zonder gaten in de reeks).
• De factuurdatum.
• De datum van levering van de goederen of diensten (als die afwijkt van de factuurdatum).
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, met aantal.
• Het bedrag exclusief BTW, per tarief.
• Het toegepaste BTW-tarief (21%, 9% of 0%).
• Het BTW-bedrag, per tarief afzonderlijk.

Lever je zowel producten met 9% als met 21% BTW, dan splits je de bedragen per tarief. Twijfel je over het juiste tarief, reken het dan snel na met onze BTW-calculator.

Bijzondere situaties

Niet elke factuur ziet er hetzelfde uit. Let op deze uitzonderingen:

• BTW verlegd. Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land of val je onder een verleggingsregeling, dan reken je geen BTW en vermeld je “btw verlegd”. Zet dan óók het BTW-nummer van je klant op de factuur.
• Kleineondernemersregeling (KOR). Doe je mee aan de KOR, dan reken je geen BTW en zet je geen BTW-bedrag of -tarief op de factuur. De overige gegevens (KVK, factuurnummer, datum, omschrijving) blijven wel verplicht.
• Vrijgestelde prestaties. Bij btw-vrijgestelde diensten (zoals bepaalde zorg of onderwijs) vermeld je de reden van de vrijstelling.
• Kleine bedragen. Voor facturen tot € 100 (inclusief BTW) gelden lichtere eisen, maar in de praktijk is het verstandig om altijd een volledige factuur te maken.

Het factuurnummer: uniek en opeenvolgend

Het factuurnummer verdient extra aandacht omdat hier vaak fouten optreden. De regels:

• Elk factuurnummer is uniek — je gebruikt een nummer maar één keer.
• De nummering is opeenvolgend, zonder gaten. Je mag niet zomaar nummers overslaan.
• Je mag wel verschillende reeksen gebruiken (bijvoorbeeld per jaar of per bedrijfsonderdeel), zolang elke reeks intern logisch en doorlopend is.

Een sluitende nummering laat zien dat je administratie compleet is en geen omzet verbergt. Een boekhoudpakket regelt dit automatisch voor je.

De bewaarplicht: 7 jaar

Je bent wettelijk verplicht je administratie — inclusief facturen die je verstuurt én ontvangt — 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken (zoals een bedrijfspand) geldt een langere termijn van 10 jaar.

Praktische punten rond de bewaarplicht:

• Zowel digitale als papieren facturen tellen mee. Digitaal bewaren mag, mits de factuur leesbaar en controleerbaar blijft.
• Bewaar de facturen in de oorspronkelijke vorm waarin je ze hebt ontvangen of verstuurd.
• De termijn gaat lopen na afloop van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben.

Zorg dat je facturen niet alleen in je e-mail rondzwerven, maar geordend in je administratie staan. Bij een controle moet je ze snel kunnen tonen.

Praktische checklist

Loop voor elke factuur deze punten na:

1. Staan jouw gegevens en die van je klant er volledig op?
2. Is er een uniek, opeenvolgend factuurnummer?
3. Klopt de factuurdatum (en eventueel de leverdatum)?
4. Is de omschrijving duidelijk?
5. Staat het BTW-tarief en -bedrag per tarief vermeld?
6. Bij verlegging of KOR: heb je de juiste vermelding toegevoegd?

Wil je je facturen en administratie volledig op orde hebben zonder er zelf omkijken naar te hebben? Wij verzorgen je boekhouding en administratie van A tot Z — correcte facturen, sluitende nummering en een administratie die elke controle doorstaat.